Sturen en controleren van samenwerking vanuit overzicht

Sturen en controleren van samenwerking vanuit overzicht

Wat is de inzet van samenwerking? Wat vinden we belangrijk?

Uitgangspunten voor samenwerking

Als we samenwerken, wat vinden we dan belangrijk? Waar letten we op?

Samenwerking heeft meerwaarde en wordt open en zakelijk benaderd

(0) Samenwerking heeft meerwaarde (is geen einddoel) en we gaan hier op open en een zakelijke manier mee om.

Meerwaarde betekent:

• • Realiseren van ambities of realiseren van een hoger ambitieniveau, dan mogelijk is zonder samenwerking.
  • Minder kosten of inspanningen om ambities te realiseren.
  • Investering in vruchtbare relaties: een netwerk van coproductie met voldoende perspectief dat hierdoor meer ambities en/of dat ambities tegen lagere kosten gerealiseerd kunnen worden.

Open en zakelijk betekenen:

• • In beeld brengen van de beoogde meerwaarde.
  • Dit transparant monitoren. In grote lijnen is helder: wie doet wat in welk verband, met welk resultaat (inclusief kosten/baten) voor wie?
  • Bewust zijn van en toewerken naar congruentie in houding en intentie van de partners in de samenwerking (‘wederkerigheid’).
  • Passende verdeelsleutels wat betreft kosten en zeggenschap (zie ook punt 4).

Er is sprake van democratisch bestuur

(1) De gemeenteraad heeft voldoende inzicht in en kan sturen en controleren op politiek wezenlijke zaken.

• • De gemeenteraad wordt tijdig betrokken – bij politiek wezenlijke zaken is dit vooraf – en met voldoende tijd om zelf tot een goede beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming te komen.
  • Op basis van goede informatievoorziening met aandacht voor het perspectief vanuit het samenwerkingsverband en het perspectief vanuit Venlo.
  • Met een heldere focus op politiek wezenlijke zaken – aan de hand van politieke keuzevraagstukken en keuzemogelijkheden.
  • De raad komt in positie om tot een integrale afweging te komen over belangrijke samenhangende zaken. Het gaat dan om de samenhang met een of meer andere samenwerkingsverbanden, maar ook om de samenhang met andere beleidsonderwerpen dan de onderwerpen die primair in de samenwerking aan de orde zijn.
  • Per samenwerking is er een helder evaluatiekader aan de hand waarvan controle kan plaatsvinden.

Er is sprake van goed bestuur ('Good governance')

(2) Er is sprake van transparantie van publiek relevante zaken.

• • Er is voor de raad én de samenleving een goed en actueel overzicht van alle samenwerking die de gemeente aan is gegaan. Alle (digitale) informatie over samenwerkingsverbanden waaraan de gemeente deelneemt, is in principe voor iedereen (online) beschikbaar.
  • Per samenwerking is er zicht op de motieven voor samenwerking, de samenwerkingspartners, de beoogde resultaten (opgave / doelen), de begrote kosten, de voortgang, de feitelijk gerealiseerde resultaten en de feitelijke kosten. Er is ook inzicht in relevante politiek-bestuurlijke afwegingen.
  • Vanuit samenwerkingsverbanden vindt actieve verantwoording plaats van de inzet en de resultaten.
  • Samenwerkingsverbanden zijn herkenbaar als organisaties waarin de gemeente participeert om publieke belangen.

(3) Er is sprake van effectieve Checks and Balances. Als er diverse zwaarwegende belangen spelen is het wenselijk dat elk van deze belangen met voldoende stem en gewicht gearticuleerd kan worden. Dit kan door ‘machtenscheiding’ (strikte rol en taakverdeling), maar ook door het toepassen van het “meer-ogen principe”.

(4) De bijdrage die de gemeente levert in termen van inspanning en geld, komt tot uitdrukking in evenredige zeggenschap. Met andere woorden de zeggenschap van de gemeente staat in verhouding tot het aandeel van de gemeente aan de samenwerking en de gezamenlijke ambities – in vergelijking met de andere samenwerkingspartners.

De gemeente is een goede samenwerkingsspeler

(5) Het gemeentebestuur stelt zich richting de partners op als een goede samenwerkingsspeler.

(6) Het gemeentebestuur vervult op een goede wijze de rol van centrumgemeente. De gemeente faciliteert hierbij het proces van samenwerking. Dit betekent:

• • Het organiseren dat de rollen van voortrekker, verbinder en initiator op een goede manier worden uitgevoerd. Dit kan doordat Venlo deze rollen zelf vervult. Dit kan ook door ruimte te geven/ of te bewerkstelligen dat andere partners deze rollen oppakken – juist die partners die hiertoe het beste zijn toegerust.
  • Processturing in dienst van het gemeenschappelijke belang.
  • Bijdragen aan een goed samenwerkingsklimaat: open opstelling en wederzijds vertrouwen, voldoende commitment en inzet van alle partners en een productieve bundeling van krachten.
  • Het geven van het goede voorbeeld in houding en gedrag (zie punt 5). Dit betekent ook het op een goede manier aanspreken van partners op hun bijdrage en opstelling én een open houding om jezelf te laten aanspreken.

Uitgangspunten voor monitoring, evaluatie en bijsturing

Hoe houden we goed zicht op samenwerking om bij te kunnen sturen?

Er is voor de raad, het college en de ambtelijke organisatie een actueel overzicht van (in ieder geval) de belangrijkste samenwerkingsverbanden. Deze worden continu gemonitord, waarbij er zicht is op voortgang en tussentijdse resultaten. De belangrijke samenwerkingsverbanden worden periodiek op een passende wijze geëvalueerd. Per samenwerkingsverband wordt bekeken, wanneer, hoe en door wie deze worden geëvalueerd. Deze evaluatie gaat in ieder geval over:

1. De resultaten
   • Zijn de gestelde doelen en opgaven gerealiseerd?
   • Beantwoordt de samenwerking aan de motieven die aanleiding waren voor de samenwerking?
2. Kosten en risico’s.
3. Het proces en de kwaliteit van samenwerking.
4. De governance van het samenwerkingsverband (vorm en werkwijze).

Zie: Dashboard Samenwerking: Actueel overzicht over huidige samenwerking.

Zie ook: Handreiking "Evaluatie en monitoring van samenwerking".

Ontwikkelagenda: realiseren vruchtbare samenwerking met goede democratische sturing en controle

Waar werken we aan om samenwerking op een hoger plan te brengen?

Het realiseren van de politiek-bestuurlijke uitgangspunten gaat niet vanzelf. Het vraagt het vooraf goed doordenken en richten van samenwerking. Het vraagt het goed in stelling brengen van de raad om te sturen en controleren op basis van goede (tussentijdse) informatie. Het vraagt een vorm van kwaliteitszorg op samenwerking. Dat brengt de gemeente wat betreft samenwerking op een hoger plan. Om dit te realiseren wordt een ontwikkelagenda opgesteld en uitgevoerd. Deze agenda omvat in ieder geval de volgende ontwikkelpunten:

1. Het formeren van samenwerking geschiedt op basis van een gemeenschappelijk afwegingskader en een gemeentebrede werkwijze.
2. Raad, college en organisatie beschikken continue over een actueel overzicht van samenwerking, dat is afgestemd op de informatiebehoeften van de verschillende geledingen. Zie: Dashboard Samenwerking: Actueel overzicht over huidige samenwerking.
3. Raad, college en ambtelijke organisatie hebben een gemeenschappelijk beeld welke samenwerkingsverbanden bij uitstek politiek-bestuurlijke bemoeienis vanuit de raad vragen en welke samenwerkingsverbanden in eerste aanleg vooral aandacht vragen van het college en/of de ambtelijke organisatie. Helder daarbij is ook wanneer en waarover de raad in stelling komt voor controle, heroverweging en/ of bijsturing.
4. Raad en college hebben per samenwerkingsverband een gemeenschappelijk beeld van hun onderlinge samenspel in de bemoeienis met dit samenwerkingsverband.
5. In de organisatie wordt een implementatieplan opgesteld en uitgevoerd om dit alles mogelijk te maken.

Bestaande beleidskaders relevant voor samenwerking

Met welke beleidskaders houden we rekening bij samenwerking?

Dit overzicht wordt bijgehouden en tussentijds geactualiseerd door de ambtelijke accounthouders.

Financiële verordening

In de strategische visie Venlo 2030 zijn de ambities geformuleerd van de gemeente Venlo. Voor het realiseren van de maatschappelijke opgave van de stad op de lange termijn speelt de financiële positie een belangrijke rol. De financiële positie is geen doel op zich en moet altijd bezien worden in het licht van de totale maatschappelijke opgave van de stad. Het te bereiken maatschappelijke rendement en de bijdrage aan de inhoudelijke beleidsdoelstellingen zijn hierbij van evident belang. De financiële positie is ondersteunend aan het afwegingsproces en moet het bestuur helpen verantwoorde keuzes te kunnen maken voor de (middel)lange termijn. De door de raad vastgestelde strategische doelstelling luidt:

'het hebben van een duurzaam gezonde financiële huishouding.'

In de door de raad vastgestelde financiële verordening (link) zijn de uitgangspunten opgenomen voor het financieel beleid, het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie. Deze uitgangspunten, inclusief het beleidskader van deze samenwerkingswijzer, leveren een bijdrage aan de geformuleerde strategische doelstelling. Voor het bereiken van de strategische doelstelling zijn er separate beleidskaders uitgewerkt die als uitgangspunt gehanteerd moeten worden en onderdeel zijn van de afwegingen in relatie tot de samenwerkingswijzer

Het college biedt een nota maatschappelijke partners aan waarin in ieder geval is opgenomen:

1. De definitie van maatschappelijke partners.
2. Het beleid rondom maatschappelijke partners.

De raad stelt de nota vast. Kortom: er dient een beleid te zijn omtrent maatschappelijke partners / verbonden partijen.

Weblink: http://zoeken.venlo.lan/Paginas/results.aspx?k=Financi%C3%ABle%20verordening

Treasury Statuut gemeente Venlo

Weblink: http://zoeken.venlo.lan/Paginas/results.aspx?k=Treasurystatuut

Risicomanagement en weerstandsvermogen

Weblink: http://zoeken.venlo.lan/Paginas/results.aspx?k=Risicomanagement%20en%20weerstandsvermogen

Reserves en voorzieningen

Weblink: http://zoeken.venlo.lan/Paginas/results.aspx?k=Nota%20Reserves%20en%20voorzieningen

Investeringsbeleid

Weblink: http://zoeken.venlo.lan/Paginas/results.aspx?k=Investeringsbeleid

Doelmatigheid

Weblink: nog op te nemen.

Strategisch inkoopkader

Weblink: nog op te nemen.

Mandaatregeling

Weblink: nog op te nemen.

Budgethoudersregeling

Weblink: nog op te nemen.

Controleverordening

Weblink: nog op te nemen.

Gedragscode

Weblink: nog op te nemen.

Subsidieverordeningen

Weblink: nog op te nemen.

Besturingsfilosofie van Venlo

Weblink: nog op te nemen.